Introducción de este artículo en las Opciones para la facturación digital o electrónica. 1era parte
Contratar los servicios de la empresa de nuestro programa de facturación
La facturación electrónica es una realidad y las empresas que desarrollan software de facturación y ERPs son conscientes de esta realidad. Hay que tener en cuenta, además, que estamos en un momento consolidación de cambios tecnológicos. Importantes cambios en el mundo del software y especialmente en Internet. Y en el nuevo escenario que se dibuja el software deja de ser un producto que se compra y pasa a ser un servicio. Esto implica un coste todos los meses.
La facturación electrónica o digital de las grandes compañías de software se ofrece como servicio del que dependemos. No es necesario desarrollar ningún programa a medida y la puesta marcha es inmediata. En la mayoría de los casos la compañía de software, a la que hemos contratado el servicio de facturación electrónica, envía directamente por email las facturas a nuestros clientes. De la misma forma que muchos bancos nos envían los recibos a nuestro correo electrónico. Cuando nuestros clientes reciben las facturas abren un visor, un entorno específico que en la mayoría de los casos prácticamente no podemos personalizar. Y que incluso puede mostrar publicidad de la compañía de software.
Este visor de facturas guarda el histórico de las mismas, nos permite hacer consultas, ordenaciones, etc. Cuando la factura se ha recibido que no necesitamos estar conectadas a Internet para consultarla, ya está guardada en el ordenador de nuestro cliente.
Crear nosotros las facturas digitales y enviarlas por email a nuestros clientes
Si elegimos esta opción tenemos que crear las facturas y enviarlas por correo electrónico.
Crear facturas digitales
Crear facturas digitales o electrónicas en muchos casos ni siquiera requieren programación. Una factura electrónica es un documento que equivale a la factura en papel. ¿Por ejemplo? Una imagen JPG, un documento de Word, un PDF, etc. Aunque lo más óptimo es un PDF ya que son archivos que, si estan bien hechos, pesan poco. Típicamente el cliente que va a recibir nuestra factura en un PDF no va a poder modificarla. Y además estamos seguros de que van a poder leer el documento: todo el mundo puede abrir PDFs en su ordenador, se ha convertido en un estándar. Además en muchos casos nuestro programa de contabilidad ya es capaz de generar un documento de este tipo o nos da los medios para generarlo fácilmente (por ejemplo a partir de XML).
Así pues la programación a medida que se requiere para llegar a tener todas nuestras facturas en formato PDF acostumbra a ser muy sencilla. Unas pocas horas.
Hay muchas empresas que entregan las facturas en formato PDF tal como hemos descrito. Basta con que el documento PDF sea igual al documento en papel. Pero el proceso realmente completo y correcto pasa por firmar digitalmente estos documentos. Porque una factura, tanto si es papel como si es un documento digital, tiene que estar vinculada con la empresa que la ha emitido. Tanto si está almacenada en un archivador como en el directorio del disco duro, cualquiera que acceda a ella tiene que reconocer quién la ha emitido.
Firmar digitalmente una factura tampoco es un proceso complejo. De hecho equivale a la firma manual en el papel. Para poder firmar digitalmente tenemos que disponer del certificado digital de la empresa. Lo más práctico es utilizar el certificado de Moneda y Timbre que utilizamos para intercambiar información con hacienda, por ejemplo. Hoy en día prácticamente todas las empresas tienen ya su certificado.
Lo que nos queda pendiente es asociar los documentos PDFs con la firma digital de nuestra empresa (llamada también firma electrónica). Es un proceso habitual para las empresas especializadas en programación web a medida como INTERDIGITAL. Requiere o de un programa ya desarrollado que se pueda adaptar a la empresa que quiere firmar digitalmente los documentos.
Enviar por email las facturas a nuestros clientes
Sólo nos queda enviar las facturas a nuestros clientes por correo electrónico. Las podemos enviar una vez al mes o cada quince días, por ejemplo. Programamos a medida un sistema que sistemáticamente envíe las facturas, que no tengamos que estar pendientes de ellas. Y eligiendo esta opción tenemos que aprovechar estos correos electrónicos para comunicarnos con nuestros clientes, para hacerles llegar nuestras ofertas, nuestra publicidad en definitiva.
